Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Als eine der führenden Agenturen für Reisedienstleistungen für Geschäftspartner des internationalen Motorsports unterstützen wir Rennteams bei der Planung und Durchführung ihrer Reisen zu Rennveranstaltungen weltweit. Unsere Kunden sind die bekannten Teams aus Rennserien wie der Formel 1, DTM, FIA WEC, 24 Hours of Le Mans, GT World Challenge, Formel E und vielen mehr.

Als Full-Service-Reiseagentur bieten wir alles an, was es braucht: Hotels, Flüge, Mietwagen, Shuttles, Transfers, Eventservices, Catering, Visa-Services, Führerscheinübersetzungen und mehr. So sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf vor und während einer Rennveranstaltung, damit sich unsere Kunden auf das Wichtige konzentrieren können: Das nächste Rennen zu gewinnen!

Zur Unterstützung unserer Buchhaltung suchen wir ab sofort eine*n versierte*n Mitarbeitende*n, der*die in einer anspruchsvollen Buchhaltung selbständig und in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Kontrollfunktionen übernimmt, die fortschreitende Digitalisierungsprozesse in unserem Unternehmen begleitet und der Geschäftsführung vielseitige administrative Arbeiten abnimmt.

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Es warten vielseitige und spannende Aufgaben auf dich:

• Überwachung aller eingehenden und ausgehenden Zahlungen
• Überwachung der offenen Posten und Mahnungsmanagement
• Überwachung unserer Bankkonten
• Verwaltung und Überwachung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Vorbereitung von Controlling-Reports und Pflege der Daten im Controlling-System
• Organisation von Firmenfeiern und -ausflügen, Teamtagen und Konferenzen
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen 
• Urlaubstagemanagement 
• Eventuell Zusammenarbeit mit Lohnkanzlei bezüglich der Abrechnung von Gehältern 
• Abrufen von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Eintragung von Krankheitstagen in die Firmenkalender 
• Pflege der Arbeitszeitentabellen in der Stempel-Software sowie Export der Arbeitszeiten und Kommunikation mit Mitarbeitenden zu Überstunden und Mehrstunden 
• Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Überweisung von Reisenebenkosten 
• Dienstreiseplanung und Weitergabe der Infos an die Lohnkanzlei 
• Pflege der Personalakten 
• Abstimmung von Ausgleichstagen bei Außeneinsätzen von Mitarbeitenden
• Beantwortung von Rückfragen zu Rechnungen von Kunden und Lieferanten 
• Versicherungsmanagement 
• Prüfung der Nebenkostenabrechnungen 
• Überwachung der Provisionszahlungen von verschiedenen Veranstaltern 
• Überwachung der Guthaben von Kunden und Lieferanten 
• Verwaltung der Geräte im Unternehmen, sowie Beschaffung von neuen Geräten für neue Mitarbeitende in Zusammenarbeit mit dem IT-Experten
• Eventuell weitere administrative oder assistierende Tätigkeiten 

Das bringen Sie mit:

• Interesse und Offenheit gegenüber neuen Softwares und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• Sicherer Umgang mit den Softwares des M365-Ökosystems (insbesondere Teams, Sharepoint, Lists, Excel, Word, Outlook) und eine hohe Bereitschaft, neue Softwares kennenzulernen
• Erfahrung im Umgang mit DATEV Unternehmen Online von Vorteil
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium und eine Affinität für Zahlen
• hohe Lernbereitschaft und gute Selbstorganisation
• Sie sind engagiert, teamfähig und gut organisiert

Das zeichnet uns und unser Team aus: 

• Ein mittelgroßes Team aller Altersbereiche  
• eine Kultur der Transparenz, Wertschätzung, Teilhabe und Eigenverantwortung
• komplett flexible Arbeitszeiten – in Absprache mit deinem Team entscheidest du, wann und wo du arbeitest
• flache Hierarchien und kurze Wege  
• Spaß am Job und echtes Engagement  
• Fokus auf teamorientiertes Handeln, denn dies macht uns stark  
• Großes Engagement für unsere Kunden in aller Welt und bei internationalen Renneinsätzen  
• Viele Möglichkeiten zur Weiterbildung und Weiterentwicklung  
• Ein spannendes Unternehmen, das in den letzten Jahren viel in die Kultur, Kommunikation und Digitalisierung investiert hat und hier einen modernen Weg eingeschlagen hat, der uns alle weiterbringt und den Weg in die Zukunft ebnet 

Haben wir dein Interesse geweckt?  Dann freuen wir uns über deine Bewerbung per E-mail mit  

• ein paar Sätzen zu deiner Motivation für diese Stelle
• Lebenslauf
• Gehaltsvorstellungen. 

Wir möchten auch insbesondere BIPoC, Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Behinderung, sowie LGBTQI+ Menschen dazu ermutigen, sich auf die offene Stelle zu bewerben.

Bitte beachte unsere Datenschutzerklärung. Für deine Bewerbung werden deine Daten verarbeitet und nach Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht.  

Solltest du Fragen haben, wende dich gerne an
Sarina C. Schiffner
Prokuristin, COO
M&C Travel Events GmbH
scs@mc-travel-events.de
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